Anfordern
Die Seite Anfordern ermöglicht es, gezielt Dokumente von externen oder internen Kontakten anzufordern. Statt selbst Dateien zu verschicken, kann hier eine Anfrage erstellt werden, über die Empfänger sicher und datenschutzkonform Unterlagen hochladen können. Der gesamte Prozess ist so gestaltet, dass sowohl der Versand der Anfrage als auch der Upload durch den Empfänger in wenigen Schritten abgeschlossen ist – ohne, dass dieser ein Konto benötigt.
Neue Anforderung erstellen
Über die Schaltfläche „Anforderung erstellen" lässt sich eine neue Anfrage starten. Im Formular können die folgenden Angaben definiert werden.
E-Mail-Adresse des Empfängers
Angabe der Person, von der die Dokumente angefordert werden sollen. Bereits bekannte Kontakte werden automatisch vorgeschlagen.
Betreff und Nachricht
Frei wählbarer Betreff und Nachrichtentext, um dem Empfänger den Zweck der Anforderung mitzuteilen.
Verfügbarkeitszeitraum
Legt fest, wie lange der Upload-Link gültig ist. Nach Ablauf kann der Empfänger keine Dateien mehr hochladen.
Benutzerdefinierte Pflichtfelder
Hier lassen sich zusätzliche Felder definieren, die der Empfänger vor dem Upload ausfüllen muss – zum Beispiel eine Referenznummer, Patientennummer oder Fall-ID. So können eingehende Dokumente direkt korrekt zugeordnet werden.
Optional können vordefinierte Vorlagen verwendet werden, um häufig genutzte Anfragen schnell und einheitlich zu versenden.
Nach Abschluss der Eingaben wird die Anfrage mit einem Klick auf „Anfrage senden" verschickt. Der Empfänger erhält anschließend eine E-Mail mit einem sicheren Upload-Link, über den die angeforderten Dateien direkt in anolink hochgeladen werden können.
Übersicht der Anforderungen
Alle aktiven und abgeschlossenen Anfragen sind in einer zentralen Übersicht einsehbar. Jede Anfrage enthält die Empfängeradresse und den Betreff, das Erstellungsdatum und den Ablaufzeitpunkt, den Status der Anfrage (z. B. Ausstehend, Dokumente hochgeladen oder Veraltet), die Gültigkeitsanzeige in Tagen sowie eine ID zur eindeutigen Identifizierung.
Sobald der Empfänger Dateien hochgeladen hat, ändert sich der Status automatisch in Dokumente hochgeladen. Abgelaufene oder abgeschlossene Anfragen werden als Veraltet markiert.
Die Übersicht enthält zusätzlich eine Suchfunktion, mit der sich bestimmte Anfragen schnell finden lassen.
Sicherheit und Kontrolle
Alle Uploads erfolgen verschlüsselt und über den gleichen Sicherheitsstandard wie beim Versand von Dokumenten. Empfänger können nur während des definierten Zeitraums Dateien bereitstellen. Nach Ablauf der Gültigkeit wird der Zugriff automatisch deaktiviert und die Daten sicher gelöscht.
Vorteile der Anfordern-Seite
Die Anfordern-Funktion bietet eine einfache und sichere Möglichkeit, Dokumente von Dritten anzufordern, ohne dass für Empfänger eine Registrierung notwendig ist. Durch frei konfigurierbare Pflichtfelder können Dokumente strukturiert erfasst werden.
Die übersichtliche Status-Anzeige ermöglicht es, alle offenen und abgeschlossenen Anforderungen im Blick zu behalten. Zeitlich begrenzte Upload-Möglichkeiten sorgen für maximale Sicherheit, und die optionale Nutzung von Vorlagen beschleunigt wiederkehrende Anfragen.