Über das Outlook-Add-In

Mit dem anolink Outlook Add-In können Nutzer Dateien und Nachrichten direkt aus Microsoft Outlook heraus versenden, ohne die Weboberfläche öffnen zu müssen.

Das Add-In lässt sich einfach über Microsoft 365 oder über eine Outlook-Lizenzversion ab 2019 installieren und steht damit sowohl in der Cloud- als auch in der Desktop-Variante zur Verfügung. Sofern anolink als On-Premise-Lösung eingekauft wird, verweist das Manifest des Add-Ins entsprechend auf die interne Domain.

Einrichtung

Nach der Installation muss das Add-In einmalig mit dem persönlichen anolink-Konto verbunden werden. Dazu wird in der anolink Weboberfläche unter Einstellungen > Sicherheit > Outlook-Add-In Token ein individueller Verifizierungstoken angezeigt. Dieser Token wird im Add-In eingegeben, um die Verbindung zwischen Outlook und dem anolink-Konto herzustellen.

Die Verbindung wird anschließend sicher verschlüsselt gespeichert, sodass die Authentifizierung nur beim ersten Setup erforderlich ist.

Nutzung in Outlook

Nach erfolgreicher Einrichtung lässt sich das Add-In direkt in der Outlook-Oberfläche verwenden. Beim Erstellen einer neuen E-Mail kann der Nutzer rechts im Add-In-Bereich einzelne Dateien sowie ganze Ordner hochladen. Der Empfänger und Betreff wird für den internen Eintrag entsprechend aus dem E-Mail-Inhalt übernommen.

Die ausgewählten Dateien werden nach demselben sicheren Verfahren wie in der Weboberfläche verarbeitet. Das bedeutet, sie werden über ein temporäres SAS-Token direkt in den Azure Blob Storage hochgeladen, dort AES-256-verschlüsselt gespeichert und anschließend mit den entsprechenden Metadaten verknüpft.

Nach dem Upload kann der Nutzer mit einem Klick eine automatisch generierte Anleitung mit ID und Passwort in seine E-Mail einfügen. Der Empfänger erhält dadurch alle Informationen, um die Dateien sicher über das anolink Download-Portal abzurufen.

Vorteile des Add-Ins

  • Direkter Versand sicherer Nachrichten aus Outlook
  • Kein Wechsel zwischen Anwendungen notwendig
  • Sichere Verbindung über ein einmaliges Verifizierungstoken
  • Gleiche Verschlüsselung und Sicherheitsmechanismen wie in der Webversion
  • Unterstützung für Outlook 365 und Lizenzversionen ab 2019

Damit ermöglicht das anolink Outlook Add-In eine vollständig integrierte, einfache und sichere Nutzung der Plattform direkt im gewohnten Arbeitsumfeld.