Über das Outlook-Add-In
Mit dem anolink SEND Outlook Add-In können Nutzer Dateien und Nachrichten direkt aus Microsoft Outlook heraus versenden, ohne die Weboberfläche öffnen zu müssen.
Das Add-In lässt sich einfach über Microsoft 365 oder über eine Outlook-Lizenzversion ab 2019 installieren und steht damit sowohl in der Cloud- als auch in der Desktop-Variante zur Verfügung. Sofern anolink SEND als On-Premise-Lösung eingekauft wird, verweist das Manifest des Add-Ins entsprechend auf die interne Domain.
Einrichtung
Nach der Installation muss das Add-In einmalig mit dem persönlichen anolink SEND Konto verbunden werden. Dazu wird in der anolink SEND Weboberfläche unter Einstellungen > Sicherheit > Outlook-Add-In Token ein individueller Verifizierungstoken angezeigt. Dieser Token wird im Add-In eingegeben, um die Verbindung zwischen Outlook und dem anolink SEND Konto herzustellen.
Die Verbindung wird anschließend sicher verschlüsselt gespeichert, sodass die Authentifizierung nur beim ersten Setup erforderlich ist.
Nutzung in Outlook
Nach erfolgreicher Einrichtung lässt sich das Add-In direkt in der Outlook-Oberfläche verwenden. Beim Erstellen einer neuen E-Mail kann der Nutzer rechts im Add-In-Bereich einzelne Dateien sowie ganze Ordner hochladen. Der Empfänger und Betreff wird für den internen Eintrag entsprechend aus dem E-Mail-Inhalt übernommen.
Die ausgewählten Dateien werden nach demselben sicheren Verfahren wie in der Weboberfläche verarbeitet. Das bedeutet, sie werden über ein temporäres SAS-Token direkt in den Azure Blob Storage hochgeladen, dort AES-256-verschlüsselt gespeichert und anschließend mit den entsprechenden Metadaten verknüpft.
Nach dem Upload kann der Nutzer mit einem Klick eine automatisch generierte Anleitung mit ID und Passwort in seine E-Mail einfügen. Der Empfänger erhält dadurch alle Informationen, um die Dateien sicher über das anolink SEND Download-Portal abzurufen.
Vorteile des Add-Ins
- Direkter Versand sicherer Nachrichten aus Outlook
- Kein Wechsel zwischen Anwendungen notwendig
- Sichere Verbindung über ein einmaliges Verifizierungstoken
- Gleiche Verschlüsselung und Sicherheitsmechanismen wie in der Webversion
- Unterstützung für Outlook 365 und Lizenzversionen ab 2019
Damit ermöglicht das anolink SEND Outlook Add-In eine vollständig integrierte, einfache und sichere Nutzung der Plattform direkt im gewohnten Arbeitsumfeld.