Senden

1. Empfänger auswählen

Über das Feld Empfänger können eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingetragen werden. Bereits bekannte Kontakte erscheinen automatisch im Adressbuch und lassen sich mit einem Klick auswählen.

Neue Kontakte können ebenfalls hinzugefügt werden. Dabei wird klar zwischen internen und externen Empfängern unterschieden.

2. Betreff und Nachricht eingeben

Für jeden Versand können ein Betreff und eine kurze Nachricht ergänzt werden. Diese Informationen erscheinen im E-Mail-Posteingang des Empfängers und erleichtern die Zuordnung der Dokumente.

3. Dateien oder Ordner hochladen

Über den Button Datei/Ordner auswählen können einzelne Dokumente oder komplette Ordner hochgeladen werden. Die Daten werden während des Uploads automatisch verschlüsselt und sicher an anolink übertragen.

Alternativ kann der Upload direkt vom Smartphone erfolgen. Nach dem Scannen eines QR-Codes mit der Kamera des Mobilgeräts lassen sich Dokumente oder Fotos unmittelbar aufnehmen und automatisch in die laufende Nachricht hochladen. So können beispielsweise unterschriebene Formulare oder Aufnahmen direkt vom Handy verschickt werden.

4. Nachricht versenden

Nach Abschluss aller Eingaben kann die Nachricht mit einem Klick auf Nachricht verschicken gesendet werden. Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem sicheren Download-Link, über den sie auf die bereitgestellten Dokumente zugreifen können.

Der Zugriff ist zeitlich begrenzt und durch individuelle Zugangsdaten geschützt.

4.1 PDF-Zugang erstellen (Alternative)

Statt eines E-Mail-Versands kann alternativ ein PDF-Dokument mit einem QR-Code generiert werden. Dieses enthält alle notwendigen Zugangsinformationen, einschließlich einer Anleitung, ID, Passwort und Gültigkeitsdauer.

Der Empfänger kann den QR-Code mit der Kamera seines Smartphones scannen oder die Zugangsdaten manuell eingeben, um die Dateien sicher herunterzuladen.

Sicherheit und Compliance

Alle Dokumente werden automatisch verschlüsselt und sicher übertragen, während die Plattform höchste Datenschutzstandards erfüllt. Der gesamte Versandprozess ist vollständig DSGVO-konform und gewährleistet eine durchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.